Ez az adatvédelmi szabályzat bemutatja, hogy az Oakcairn Collective Kft. hogyan kezeli a látogatók, érdeklődők, ajánlatkérők, ügyfelek, kapcsolattartók és más érintettek személyes adatait az oakcairncollective.com webhely használata, valamint a tájépítészeti és kerttervezési szolgáltatásokkal kapcsolatos kommunikáció során. Az adatkezelésre az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), továbbá az alkalmazandó magyar adatvédelmi és elektronikus hírközlési szabályok irányadók.
1. Adatkezelő és kapcsolattartás
Az adatkezelő: Oakcairn Collective Kft.. Székhely és levelezési cím: 1117 Budapest, Budafoki út 56., Magyarország. Kapcsolattartási e-mail-cím: info@oakcairncollective.com. Telefonszám: +36 1 445 7286. Adatvédelmi kérdés, érintetti kérelem vagy panasz esetén ezen elérhetőségek valamelyikén lehet kapcsolatba lépni velünk.
2. Az adatkezelés alapelvei
A személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon kezeljük. Csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtünk adatot; nem kezelünk a célhoz képest szükségtelen adatot; törekszünk a pontosságra és a helyesbítésre; az adatokat csak a szükséges ideig őrizzük meg; valamint megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük a jogosulatlan hozzáféréstől, megváltoztatástól, nyilvánosságra hozataltól, elvesztéstől vagy megsemmisüléstől.
3. A kezelt adatok köre, célja és jogalapja
3.1. Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés
A kapcsolatfelvételi űrlapon vagy e-mailben megadott név, e-mail-cím, telefonszám, az üzenet tartalma, a megkeresés időpontja, valamint az Ön által önkéntesen közölt projektadatok kezelhetők. A cél a megkeresés megválaszolása, az igények tisztázása, helyszíni felmérés vagy konzultáció egyeztetése, valamint ajánlat előkészítése. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti, szerződés megkötését megelőző lépések megtétele, illetve általános érdeklődés esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdekünk a megkeresések megválaszolására.
3.2. Szerződés teljesítése és ügyfélkapcsolat
Megkötött szerződés esetén kezelhetjük az ügyfél és kapcsolattartó azonosító és elérhetőségi adatait, a szolgáltatás helyszínét, a tervezési követelményeket, műszaki és esztétikai preferenciákat, tervdokumentációt, egyeztetési feljegyzéseket, teljesítési adatokat és panaszokat. A cél a tájépítészeti, kerttervezési, kivitelezési koordinációs vagy fenntartási szolgáltatás teljesítése, a kommunikáció, a minőségbiztosítás és a szerződéses igények kezelése. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.
3.3. Számlázás, könyvelés és jogi kötelezettségek
A számlázási név, cím, adóazonosító adatok, a szolgáltatás és fizetés adatai, valamint a számviteli bizonylatok kezelése a számlázási, adózási és számviteli kötelezettségek teljesítéséhez szükséges. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja. A megőrzési időt a mindenkor alkalmazandó magyar számviteli és adójogi szabályok határozzák meg.
3.4. Jogi igények és visszaélések megelőzése
A szerződéshez, kommunikációhoz és teljesítéshez kapcsolódó adatokat szükség esetén jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme, továbbá informatikai biztonsági események és visszaélések kivizsgálása céljából kezelhetjük. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. Az érdekmérlegelés során figyelembe vesszük az adatkezelés szükségességét, az érintett észszerű elvárásait, valamint az alkalmazott garanciákat.
3.5. Hírlevél és közvetlen üzletszerzés
Jelen webhely alapértelmezés szerint nem iratja fel automatikusan a látogatót hírlevélre. Amennyiben a jövőben külön feliratkozási lehetőség jelenik meg, marketingüzenetet csak előzetes, önkéntes és bármikor visszavonható hozzájárulás alapján küldünk. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.
4. A webhely technikai működése
A webszerver a webhely biztonságos és stabil működtetése érdekében technikai naplóadatokat kezelhet, például IP-címet, a kérés időpontját, kért erőforrást, válaszkódot, böngésző- és eszközinformációt, valamint hivatkozó oldalt. A cél a hibakeresés, az informatikai biztonság, a támadások felismerése és a szolgáltatás rendelkezésre állásának fenntartása. A jogalap jogos érdek. A naplókat korlátozott ideig, a biztonsági és üzemeltetési szükséglethez igazodva őrizzük meg.
A webhely a nem feltétlenül szükséges harmadik fél által biztosított tartalmakat, például videót vagy térképet csak felhasználói művelet után tölti be. A külső tartalom aktiválásakor a szolgáltató adatokat, köztük IP-címet és eszközinformációt kaphat, és saját cookie-kat alkalmazhat. Az aktiválás előtt az adott szolgáltatóhoz nem küldünk kérést.
5. Cookie-k és hasonló technológiák
A cookie-k használatának részletes leírását a Cookie-szabályzat tartalmazza. A webhely működéséhez feltétlenül szükséges tárolási elemek hozzájárulás nélkül alkalmazhatók. Analitikai, kényelmi vagy marketingcélú technológiát csak akkor használunk, ha annak megfelelő jogalapja van, és ahol szükséges, az érintett előzetesen hozzájárult.
6. Adatfeldolgozók és címzettek
Az adatokat kizárólag azok a munkatársak, megbízottak és adatfeldolgozók ismerhetik meg, akiknek feladatuk ellátásához ez szükséges. Igénybe vehetünk tárhelyszolgáltatót, informatikai üzemeltetőt, e-mail-szolgáltatót, könyvelőt, számlázási szolgáltatót, jogi tanácsadót, valamint a projekt teljesítéséhez szükséges szakmai közreműködőt. Az adatfeldolgozók kizárólag dokumentált utasításaink alapján járhatnak el, titoktartási és adatbiztonsági kötelezettség terheli őket.
Személyes adatot hatóság, bíróság vagy más jogosult szerv részére csak jogszabályi kötelezettség, kötelező hatósági megkeresés vagy jogi igény alapján adunk át. Adatot nem értékesítünk és nem adunk bérbe.
7. Nemzetközi adattovábbítás
Elsődlegesen az Európai Gazdasági Térségen belüli szolgáltatókat részesítjük előnyben. Ha egy szolgáltató az EGT-n kívül kezel adatot, az adattovábbítás csak a GDPR V. fejezetében foglalt feltételek alapján történhet, például megfelelőségi határozat, az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek, kiegészítő biztonsági intézkedések vagy más megfelelő garancia alkalmazásával.
8. Megőrzési idők
- Az általános érdeklődéshez kapcsolódó adatokat rendszerint a megkeresés lezárásától számított legfeljebb 12 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha ajánlat, szerződés vagy jogvita miatt hosszabb idő szükséges.
- A szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatokat a szerződés fennállása alatt, majd a polgári jogi igények elévülési idejéhez igazodóan őrizzük.
- A számviteli és adózási bizonylatokat a jogszabályban előírt ideig tároljuk.
- A technikai naplóadatokat a biztonsági célhoz szükséges, arányos ideig őrizzük, majd töröljük vagy anonimizáljuk.
- Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az adatot a hozzájárulás visszavonásáig vagy a cél megszűnéséig kezeljük, kivéve, ha más jogalap igazolja a további megőrzést.
9. Adatbiztonság
Az adatkezelés kockázatához igazodó intézkedéseket alkalmazunk. Ide tartozhat a hozzáférések korlátozása, erős hitelesítés, rendszeres frissítés és mentés, titkosított adatátvitel, naplózás, jogosultságkezelés, adatminimalizálás, incidenskezelési eljárás, munkatársi tudatosság és az adatfeldolgozók ellenőrzése. Egyetlen internetes adatátvitel sem tekinthető teljesen kockázatmentesnek, ezért a biztonsági intézkedéseket rendszeresen felülvizsgáljuk.
10. Az érintettek jogai
Ön jogosult tájékoztatást és hozzáférést kérni a kezelt adataihoz; kérheti a pontatlan adat helyesbítését; a jogszabályi feltételek mellett az adat törlését vagy kezelésének korlátozását; tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen; kérheti az adathordozhatóságot a szerződésen vagy hozzájáruláson alapuló, automatizált adatkezelés esetén; valamint bármikor visszavonhatja hozzájárulását. Ön jogosult arra is, hogy ne terjedjen ki Önre kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló, jelentős hatású döntés. Jelenleg nem végzünk ilyen döntéshozatalt.
A kérelmet az adatkezelő elérhetőségeire lehet elküldeni. A kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül megválaszoljuk. Szükség esetén, a kérelem összetettsége és száma alapján a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A személyazonosság védelme érdekében észszerű azonosítást kérhetünk.
11. Panasz és jogorvoslat
Amennyiben úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti a jogszabályokat, kérjük, először lépjen velünk kapcsolatba. Ön jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, illetve bírósághoz fordulni. A felügyeleti hatóság aktuális elérhetőségei a hatóság hivatalos webhelyén találhatók.
12. Kiskorúak adatai
Szolgáltatásaink elsősorban nagykorú személyek és szervezetek részére készülnek. Nem gyűjtünk tudatosan gyermekektől adatot. Ha tudomásunkra jut, hogy megfelelő jogalap nélkül gyermek személyes adata került hozzánk, megtesszük a szükséges törlési és védelmi lépéseket.
13. A szabályzat módosítása
A szabályzatot jogszabályváltozás, szolgáltatásfejlesztés vagy adatkezelési gyakorlatunk változása esetén frissíthetjük. A hatályos változat mindig ezen az oldalon érhető el, a módosítás dátumának feltüntetésével. Lényeges változás esetén megfelelő módon külön tájékoztatást adunk.